Laatst bijgewerkt: 2026-09-05 (versie 1.1)
Deze verklaring geldt voor elk bezoek aan subsidoo.nl en voor elke overeenkomst met Subsidoo, een handelsnaam van Newid B.V., Eusebiusbuitensingel 79, 6828 HZ Arnhem, KvK-nummer 88341399. We respecteren de privacy van bezoekers en klanten en behandelen persoonsgegevens vertrouwelijk.
We verwerken persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt, en gegevens die automatisch ontstaan door je gebruik van de website en de dienst. Hieronder staat dat uitgesplitst per onderdeel.
Vul je het contactformulier in, dan verwerken we je voornaam, achternaam, e-mailadres, optioneel je organisatie, en het onderwerp en de inhoud van je bericht. Dat vrije tekstveld kan gegevens bevatten die je zelf kiest te delen. Verzending loopt via een serverfunctie en e-mailafhandeling via Resend, of rechtstreeks naar info@subsidoo.nl. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van je vraag.
Vraag je een proefperiode aan, dan verwerken we je voornaam, achternaam, e-mailadres, organisatienaam, optioneel je website, en je interesse in Subsidoo Pro, Subsidoo Business, of hulp bij het kiezen daartussen. Ons team richt hiermee handmatig een proefaccount voor je in. Grondslag: op je verzoek genomen stappen voorafgaand aan een overeenkomst.
Bij registratie verwerken we je naam, e-mailadres en een versleuteld opgeslagen wachtwoord. Kies je voor "Doorgaan met Google", dan ontvangen we van Google je naam, e-mailadres en profielfoto. Google treedt daarbij op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen dienst. Bij registratie kun je je daarnaast vrijwillig inschrijven voor onze nieuwsbrief, met een afmeldmogelijkheid.
We leggen bij registratie ook vast met welke versie van de algemene voorwaarden, privacyverklaring en verwerkersovereenkomst je akkoord bent gegaan, en op welk moment. Dat doen we om te kunnen aantonen welke afspraken tussen ons gelden. Grondslag voor account en login: uitvoering van de overeenkomst. Grondslag voor de nieuwsbrief: toestemming.
Je naam en e-mailadres kun je zelf wijzigen. Je kunt een profielfoto uploaden en je wachtwoord wijzigen via de wachtwoordresetflow. Via "Download mijn gegevens" exporteer je je gegevens zelf, en via accountverwijdering worden je account en gegevens permanent verwijderd, met uitzondering van gegevens die we op grond van een wettelijke bewaarplicht moeten behouden, zoals facturen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Grondslag voor het gehele organisatieprofiel: uitvoering van de overeenkomst.
Het organisatieprofiel, inclusief de vrije tekst en de vragenlijstantwoorden, wordt door AI-taalmodellen vergeleken met onze database van subsidieregelingen. Deze verwerking loopt via OpenRouter en Google, zie hieronder onder Verstrekking aan derden. Dit levert een matchscore, een matchadvies en een PDF-subsidierapport op. Er wordt geen besluit met rechtsgevolg over je genomen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. Matching is een hulpmiddel bij signalering.
Met de functie "Lees website" kun je de inhoud van een door jou opgegeven website laten uitlezen door een AI-model, om kernactiviteiten, sector en plannen automatisch in te vullen. Dit gebruik is gelimiteerd per maand.
Waar we AI gebruiken bij het opstellen van klantcommunicatie, wordt die communicatie altijd eerst door een medewerker beoordeeld voordat je haar ontvangt.
Subsidoo kent de abonnementen Free, Pro en Business. De volledige betaalflow loopt via onze betaaldienstverlener Stripe: de checkout, het klantportaal voor beheer van je abonnement, en het genereren van facturen. Subsidoo bewaart zelf geen kaart- of rekeninggegevens.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Solliciteer je bij ons, dan gebeurt dat per e-mail via info@subsidoo.nl. We verwerken dan je cv en motivatie. We bewaren deze gegevens in beginsel gedurende vier weken na afronding van de procedure, of, met je toestemming, tot een jaar zodat we je bij een latere vacature kunnen benaderen. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een goede sollicitatieprocedure, dan wel toestemming voor de langere bewaartermijn.
Plaatsen we een review of testimonial van een klant op onze website, dan doen we dat alleen met toestemming van de betrokkene. Grondslag: toestemming.
Voor het benaderen van nog niet bestaande klanten verwerken we naam, functie en zakelijk contactgegeven van de contactpersoon bij een rechtspersoon, uitsluitend voor zover de Telecommunicatiewet dit toestaat en na een specifiek uitgevoerde belangenafweging. Grondslag: gerechtvaardigd belang, met een werkend bezwaarrecht in elk bericht.
Onze website en applicatie gebruiken localStorage in je browser, met daarin onder meer je inlog- of sessietoken, de voortgang van de rondleiding, je vragenlijst- en beslisboomstatus, je zoekfilters, en een cache van je abonnementsstatus. Zie ook Cookies en vergelijkbare technieken. Daarnaast worden serverlogs bijgehouden bij onze hostingpartij en achtergrondverwerkers, en heeft ons interne beheerdashboard, uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers, inzicht in gebruikers, betalingen, nieuwsbrieven en metrics.
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden. Accountgegevens en organisatieprofielen bewaren we zolang je overeenkomst met ons loopt.
Na beëindiging houden we de in de algemene voorwaarden vastgelegde termijnen aan: je houdt dertig dagen toegang om je gegevens te exporteren, waarna we ze binnen negentig dagen verwijderen. Verwijder je je account zelf via je accountpagina, dan gebeurt dat onmiddellijk. In beide gevallen geldt een uitloop van ten minste dertig dagen voordat gegevens ook uit de back-ups zijn verdwenen, en blijven gegevens met een wettelijke bewaarplicht, zoals facturen, bewaard zolang die plicht duurt. Sollicitatiegegevens bewaren we vier weken na de procedure, of een jaar met je toestemming.
We verstrekken je gegevens niet aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden. We delen gegevens wel met de volgende partijen:
De rollen, regio’s en doorgiftewaarborgen per verwerker staan uitgewerkt in artikel 8 van de verwerkersovereenkomst.
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), rijniveau-toegangsregels in onze database, tweefactorauthenticatie voor beheerderstoegang, toegangsbeheer op basis van need-to-know voor ons interne beheerdashboard, en een gescheiden test- en productieomgeving waarin de testomgeving uitsluitend synthetische gegevens bevat.
We hanteren een vastgelegde procedure voor het detecteren, beoordelen en afhandelen van beveiligingsincidenten, inclusief melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen waar de wet dat voorschrijft. Vermoed je een kwetsbaarheid of een datalek? Meld het via info@subsidoo.nl.
Je hebt het recht op inzage in, rectificatie en verwijdering van je persoonsgegevens, op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid van gegevens, op intrekking van eerder gegeven toestemming, en op bezwaar tegen een bepaalde verwerking.
Voor overige verzoeken, of vragen over deze verklaring, kun je contact opnemen via info@subsidoo.nl. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
We kunnen deze privacy- en cookieverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat steeds op subsidoo.nl, met het versienummer en de datum bovenaan deze pagina.